Ev (ve ufak işletmeler) için stok/envanter yönetim sistemi: Partkeepr

Malum-u aliniz, kendin yap akımının kendimce sıkı bir takipçisiyim. Böyle bir hobiniz olunca zaman size biriken bir sürü malzeme ve parça olarak geri dönüyor. Bu kötü bir şey değil, aksine, aklınıza gelen fikirleri çok hızlı uygulamaya başlamak demek. Ama size kaçınılmaz sonu söyleyeyim: Bir gün dönüp bakacaksınız ve üşenmeyip düzgün bir takip sistemi oluşturmuş olsaydınız ne kadar zaman kazanacağınızı göreceksiniz.

Benim durumumda bir sitede yaşıyor olmam ve kızımın doğumundan sonra vakit darlığı çekmem nedeniyle artık ipin ucu kaçmıştı. Aksi gibi kafam durmuyordu ve sürekli bir şeyler planlayıp gerekli malzemeleri sipariş ediyordum. Bu iş haftalık olarak malzemeleri etrafa yayıp, temizlik gününden önceki akşam alelacele bir kutuya tıktıktan sonra kutuyu balkona atmayla sonuçlanmaya başladı. Balkon doldu, doldu; artık bir projeyi bırakın, bunun bir parçasını yapmak için bile balkondan içeri çektiğim kutularda yarım saat, bir saat malzeme aramaya başlamıştım.

Buna bir son vermek gerekiyordu. Ama evdeki hobim için kurumsal stok yönetimi satın alacak da değildim herhalde. 🙂 Ayrıca böyle bir şeyi satın almak kurcalayıp öğrenme ve belki geliştirme şansımı sıfırlamak demekti, özellikle de Türkiye’de satılan yazılım paketlerini düşündüğünüzde. Koşullarım şöyle şekillendi:

• Açık kaynak olacak ve kendi evime kurabileceğim
• Sunucu tabanlı olacak; evde hangi cihazdan bağlanırsam bağlanayım ulaşabileceğim
• Ayrıca birden fazla kullanıcıyı destekleyecek (ileride domatesi biberi de bununla yönetmek istersem?)
• Parça ekleme, depo yeri belirleme, stok ekleyip çıkarma gibi temel işlevleri hızlı ve kolay yapacak
• Serbest metin araması olacak; yani vida yazınca sadece “vida”yı değil, “vidası, vidaları, […] vida” gibi içinde vida geçen her şeyi bulacak, ben de seçeceğim

Fazla uzun olmayan bir arama-deneme sürecinden sonra Partkeepr‘ı buldum.

Partkeepr  temelde elektronik malzemelerinin takibi düşünülerek hazırlanmış görünen PHP tabanlı bir web uygulaması. Kendi bilgisayarınıza da kurabilirsiniz tabii ama ruhuna aykırı. 🙂 Daha doğrusu çok komik bir masrafla eve sunucu olarak kurabilecekken, kapağını kapattığınızda çalışmayacağı bir şeye kurmak gibi bir zulme gerek yok. Ben deneyip görmek için LXC ile dizüstü sistemime kurdum ve henüz ev sunucuma aktarmaya üşendim. Onu LXC sayesinde dakikalar içinde yapabileceğimi tahmin ediyorum. 🙂

Evde kendi DNS’imi çalıştırdığım için partkeepr.emirhandongel.com adresine atadım. Şimdilik ev dışından girmeye niyetim yok. Benim gibi evde basbayağı sunucu çalıştırmıyorsanız bedavadan az pahalı fiyata Partkeepr kullanabileceğiniz reçeteyi yazıyorum:

• Raspberry Pi veya benzeri bir tek kartlı bilgisayar. 200TL civarında.
• 16GB veya daha büyük bir mikro SD kart. 40TL civarında
• Debian Linux ve internet bağlantısı

Kolaylık olsun diye benim sistemin şu anki halinden 5-6 dakikalık bir gezinti hazırladım.

Partkeepr’da yeni bir malzeme yaratmadan önce iki konuyu netleştirmeniz gerekiyor: Depolama yeriniz ve parçanın kategorisi. Geri kalan bilgileri malzeme yaratma ekranında girebiliyorsunuz. Bu işe daha önce kafa yormamış olduğumdan kategori biraz da giriş yaptıkça ortaya çıkan ihtiyaçlarla şekillendi bende. Basitçe, sisteme girmek istediğim ilk grup malzemeyi odanın ortasına yığdım ve rastgele gözüme kestirdiklerimi girmek için elime geçenlerden kategori yarattım. Bu nedenle ilk birkaç iş saatiniz yeni parça yaratmaya başlayıp, kategorileri beğenmediğiniz için iptal ederek birkaç adımı tekrarlayarak geçecek.

Ama depolama yerleri tam baştan yaratmalık. Herhangi bir malzeme yaratmadan önce elinizdeki kutuların herbiri için yazıcıdan ikişer tane etiket çıkarın ve bunları kutuların birbirine dik kenarlarına yapıştırın. Kutu numaralandırmayı Kutu01, Kutu02 şeklinde yaptım ben. Böylece kutulara isim düşünmekten kurtuldum. Düzeninizi bir kere oluşturduktan sonra Partkeepr’da malzemelerin lokasyonlarını değiştirip gerekli aktarımı yapmak daha kolay oluyor.

Nasıl işlerle ilgilendiğinize bağlı olarak ölçü birimlerini de baştan yaratabilirsiniz. Ben arabalarımın bakımını da kendim yapıyorum, haliyle elimde motor/şanzıman yağı, antifriz gibi malzemeler oluyor sürekli. Bunlar için litre gerekti.

Uygulamanın başka özellikleri de var ama temel düzeyde envanter takibiniz için bunlar yeterli aslında. Arama işlevi benim gibi tek kişinin hobisi için gayet hızlı ve isabetli çalışıyor. İşi büyütür de parça sayısını çok yükseklere çekerseniz yavaş kalabileceğini söylüyorlar, o durumda Apache Solr gibi bir arama motoru kullanılıyor. Solr ile büyükçe bir fabrikadaki parçaları bile yüksek performansla aratabilirsiniz, o yüzden Solr entegrasyonundan sonra bir performans sorunu yaşanacağını hiç sanmıyorum. 🙂

Depolama kutularınızın kapağına o kutuda nelerin olduğunun en güncel listesini buradan alıp yapıştırabilirsiniz. Excel 2007 sonrasına destek de var ama ben CSV tercih ediyorum. Listedeki bilgileri özelleştirmek de mümkün. Böylece her seferinde Partkeepr’ı açmadan, raflarınızdaki kutuların üzerine bakarak da çalışabilirsiniz.

Partkeepr’ın diğer özellikleri arasında çoklu kullanıcı desteği, proje oluşturup kullanılan parçaları takip etme gibileri de var. Temalar arasında “touch” olanları dokunmatik ekranlara uygun görünüyor.

Genel tavsiyelerim

100 küsur çeşit malzeme girip bunları kategorize ettikten sonra ilk deneyimlerimi paylaşmadan geçmeyeyim. İleride buradaki görüşlerim değişebilir tabii. Takip etmek isteyen olursa diye ekmek kırıntısı bırakıyorum yola. 🙂

Kutu ebatları konusunda ilk tereddütümü yaşadıktan sonra eldekilerle başlamaya karar verdim. Çoğu malzeme için ayakkabı kutuları yeterli geldi. Fazla büyük seçerseniz kutunun içinde aradığınızı bulamama ihtimaliniz var. Fazla küçük kutuların da tabii yönetimi zor. Ayakkabı kutusu ebatlarına yakın eldeki kutularla başlayın, ihtiyaçlarınıza göre daha büyük ve daha küçükleri alın.

Kutu demişken; her kutuya mutlaka en az ikişer etiket gerektiğini göreceksiniz. Raflarınıza yığarken bazen boyuna, bazen enine istifleyeceksiniz çünkü. Üşenmezeniz dörder tane alın. 🙂 Malzemelerinizi girdikten bir-iki hafta sonra da depo yeri özetinden malzeme listesini çekip kutuların üstüne yapıştırın. Bu süre içinde deneyim kazanıp “Aaa bunu şu kutuya koysaymışım bak” diyeceksiniz sık sık. Tüm bunları havalı etiketlerle yapmak yerine bildiğiniz koli bandıyla yapabilirsiniz. Etiketlerin üzerine yapıştırdığınız koli bantları etiketlerin zamanla yıpranmasını da yavaşlatacaktır.

Daha önce de söylemiştim, hiçbir malzeme eklemeden önce elinizdeki birkaç boş kutuyu etiketleyin ve bu etiket isimleriyle Partkeepr’da depolama yeri oluşturun. Kutu isimleri değişmeyecek çünkü. İsimlendirmeyi en az 2 basamaklı, artan düzende ilerleyecek sayılarla ve kutu cinsine göre yapın. Ben genel dikdörtgen prizma kutulara “KutuXX” şeklinde etiket koydum; Kutu01, Kutu02, Kutu11 gibi. Alet çantalarının ismi “Alet çantası 1, Alet çantası 2” oldu (çünkü onlardan 10 veya daha fazla tutmayı planlamıyorum 🙂 ).

Kategoriler zamanla oluşacak. Ben ileride kategorileri “sınıflar” şeklinde yapıp, malzeme isimlendirmesini de bu sınıflardan çıkarmayı planlıyorum.

Bu hafta ayrıca birkaç tane büyük kutu satın aldım. Bunlardan iki tanesini “Malzeme Kabul” kutusu yapmayı planlıyorum. Elinize yeni geçen her malzemeyi hemen Partkeepr’a girip yerine koymaya veya bir çalışmadan sonra anında toplamaya vaktiniz olmayabilir. Bunları büyük kutulara atıp haftasonu veya bir ara düzenleyeceksiniz.

Partkeepr’a şimdilik verebileceğim eksi puan Türkçe desteğinin olmaması. Bilmiyorum, bakarsınız katkıda bulunmak için ben Türkçeye çevirmeye başlarım. 🙂 Bunun dışında temel düzeyde malzeme takibi için bence yeterli bir yazılım Partkeepr. Hatta yeni raflarım gelip tüm malzemeleri Partkeepr’a kaydettikten sonra tabletten, telefondan erişip işimi göreceğimi ümit ediyorum. 🙂